イベントの振り返りを次回の改善につなげるには？「次は気をつける」で終わらせない方法

顧客向けイベントやユーザー会の終了後、運営メンバーで振り返りを行うと、「交流が少なかった」「進行が押した」「受付でもたついた」などの反省点が出てきます。

しかし、「次回は気をつけよう」で終わってしまうと、具体的に何を変えるべきかが分かりません。振り返りを次回の改善につなげるには、実際に起きたことを整理し、改善策を決め、その実施と結果を確認することが大切です。

この記事では、イベントの振り返りを次の4ステップで進める方法を紹介します。

1. 起きたことを書く：反省の言葉を、当日の具体的な出来事に置き換える。
2. 変えることを考える：原因を決めつけず、運営方法で変えられることを探す。
3. 担当と確認方法を決める：誰が何を準備し、次回どう確かめるかまで決める。
4. 次回で確かめる：改善策を実施できたか、狙った変化があったかを確認する。

反省点を、実際に起きたことに置き換える

振り返りでは、まず「交流が盛り上がらなかった」「進行が悪かった」といった感想を、具体的な出来事に置き換えてみます。

たとえば、「交流が盛り上がらなかった」と感じたのは、どのような場面だったのでしょうか。参加者同士の会話が少なかったのか、初参加者が輪に入れなかったのかによって、次回に考えるべきことは変わります。

次のように、当日の状況を具体的にすると、改善点を見つけやすくなります。

振り返りで出やすい言葉	実際に起きたことの記録例
交流が盛り上がらなかった	交流開始10分後、初参加者4名のうち3名が会話に入れていなかった
進行が悪かった	セッションが予定より8分遅れて終了し、次のプログラムの開始が遅れた
受付が混乱した	本人確認が必要な来場者が通常の受付列に並び、受付処理が一時止まった

※いずれも説明のための架空の例です。

必ずしも人数や時間を正確に記録しておく必要はありません。「初参加者が交流の輪に入れず、一人で立っている場面があった」のように、当日の様子を具体的に書くだけでも役立ちます。

参加者のアンケートや当日の発言も、振り返りの材料になります。

たとえば、「内容が難しかった」という回答があれば、当日の質疑応答で基礎用語に関する質問が多くなかったか、ほかにも似た意見がなかったかを確認します。参加者の声と運営側の記録を合わせることで、どの部分を見直すべきか、より具体的に考えられます。

原因を決めつけず、次回に変えることを考える

何が起きたかを整理したら、次はその理由を考えます。

ここで気をつけたいのは、問題を誰かの能力や注意不足だけで説明しないことです。運営上の問題を振り返る際には、担当者の行動だけでなく、役割分担や情報共有、進行ルールなども確認します。¹

たとえば、初参加者が交流に入りにくかった理由を考えてみましょう。

参加者が自分から声をかけにくかったのかもしれません。一方で、運営側が初参加者に話しかけるきっかけを用意できていなかった可能性もあります。

後者であれば、次回は交流開始時に、運営スタッフが初参加者へ最初の会話相手を紹介する方法が考えられます。

進行が押した場合も同様です。「次は司会が時間に気をつける」で終わらせるのではなく、終了5分前に合図を出す担当を決める、質疑応答を切り上げるタイミングを事前に決めるなど、運営方法そのものを見直せます。

この段階で、原因を一つに特定する必要はなく、「こう変えれば改善できるかもしれない」という案を考え、次回のイベントで実際に試してみることが重要です。

変更内容は、担当と確認方法まで決める

次回に試す改善策が決まったら、誰が実施するのか、どのように準備するのかまで具体化します。

たとえば、「初参加者が交流に入りやすいようにする」という方針だけでは、当日誰が何をするのかが分かりません。「交流開始時に、運営スタッフが初参加者へ最初の会話相手を紹介する」と決めれば、実際の運営に落とし込みやすくなります。

先ほどの架空の例を使って、振り返りの記録をまとめると次のようになります。

記録すること	具体例
起きたこと	交流開始10分後、初参加者4名のうち3名が会話に入れていなかった
考えられる原因	最初の会話相手を見つけるきっかけが不足していた可能性
次回に変えること	交流開始時に、運営が初参加者へ最初の会話相手を1名紹介する
担当	交流担当スタッフ
準備すること	当日の運営手順に追加し、スタッフの事前ミーティングで共有する
次回の確認	運営スタッフが初参加者に会話相手を紹介できたか／交流開始10分後、初参加者が何人会話に参加しているか

振り返りで決めた改善策は、次回の運営手順やスタッフへの事前共有に反映します。議事録に残すだけで終わらせず、担当者が実行できる状態にしておくことが大切です。²

次回イベントで、変更の実施と結果を確認する

改善策を決めたら、次回のイベントで実際に試し、その結果を振り返ります。ここでは、次の二つを分けて確認します。

一つ目は、決めた改善策を実施できたかどうか。先ほどの例なら、交流担当スタッフが初参加者に最初の会話相手を紹介できたかを確認します。

二つ目は、改善したかったことがどうなったか。初参加者が実際に会話へ入れたか、交流の開始時に一人で取り残される参加者が減ったかなどを確認します。

この二つを分ける理由は、次に何を見直すべきかが変わるからです。

たとえば、運営手順には追加したものの、当日は誰も紹介を行っていなかったとします。その場合は、改善策そのものよりも、なぜ実施できなかったのかを確認する必要があります。

一方、予定どおり紹介したのに初参加者が会話に入りにくいままだった場合は、紹介するタイミングや方法を見直した方がよいかもしれません。

紹介がうまくいき、初参加者が会話に入れた場合は、その方法を次回も続けることを検討できます。ただし、一度の開催だけで改善の理由まで断定せず、参加者構成や会場などの違いも踏まえて振り返ります。

このように、改善策を実施したか、改善したかったことに変化があったかを確認し、次のイベントに活かしていきます。¹

まとめ｜振り返りは、次回に試すことまで決める

イベントの振り返りでは、「交流が少なかった」「進行が押した」といった反省を、実際に何が起きたのかという事実に置き換え、次回に試す改善策を決めます。

決めたことは担当者と確認方法まで具体化し、次のイベントで実施できたか、狙った変化があったかを振り返ります。

「次回は気をつけよう」で終わらせず、次回の運営を具体的に変えられる振り返りを目指しましょう。

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参考文献

1. Agency for Healthcare Research and Quality (AHRQ). CANDOR Toolkit: System-Focused Event Investigation and Analysis Guide.
2. Utheim, M. N., et al. (2023). Assessing public health preparedness and response in the European Union – a review of regional simulation exercises and after action reviews. Globalization and Health, 19.

企画・編集・文：森 敦子 ／ デザイン：廣田 奈緒美